La gestion de vos priorités

Quitte à devoir me répéter, l’organisation reste le maître mot d’une meilleure gestion de votre temps. Cette stratégie orientera toujours plus vos études vers la réussite que vers l’échec. Si vous ignorez vos priorités et leur gestion, vous risquez de mal vous organiser et par conséquent vous perdrez votre temps.

C’est le point de départ préalable de cette gestion que de pouvoir identifier vos priorités. Ce qui implique déjà d’avoir une vision globale de toutes vos tâches. Dans un premier temps, il n’est pas utile de se préoccuper de leur importance, même si c’est une donnée primordiale pour cerner la relation entre l’importance de vos tâches et leur urgence au sein de votre planning.

La matrice d’Eisenhower

Il existe un outil d’analyse, qui n’a en soi rien de très sophistiqué et qui aura donc le mérite d’être facilement compréhensible, dédié au classement des tâches en fonction de la relation citée : il s’agit de la matrice d’Eisenhower. Concrètement, vous avez deux axes, l’axe horizontal, destiné à suivre l’importance des tâches, l’axe vertical étant dédié à leur urgence. Cette matrice est constituée de quatre zones contenant :

  • les tâches importantes et urgentes
  • les tâches importantes, mais moins urgentes
  • les tâches urgentes, mais moins importantes
  • les tâches généralement moins primordiales

Cet outil permet de faire ressortir :

  • à travers les première et troisième zones, ce qui doit être fait en priorité,
  • à travers la deuxième zone, ce qui peut être mis en attente.

C’est simple et cela ne peut pas faire de mal à votre organisation, bien au contraire. C’est d’ailleurs un bon moyen d’introduction à l’apprentissage de la gestion du temps.

Votre première difficulté sera de ne pas vous tromper de zone. Au quotidien, il peut aussi être difficile de mettre à jour cet outil à chaque nouvelle urgence qui se présente.

Les listes : priorités et non-priorités

Jour après jour, il peut être utile de faire des listes :

  • la liste de vos priorités
  • la liste de vos non-priorités

La méthode d’Earl Nightingale va dans le sens de faire une liste des 6 tâches les plus importantes à réaliser, classées par ordre d’importance. Le soir, vous la préparez pour le lendemain, ce qui permet d’avoir une liste à jour. C’est-à-dire qu’il faut éviter de préparer ces listes le weekend pour la semaine suivante, ou alors avec prudence, si cela vous fait réellement gagner du temps : vous n’oublierez pas de les mettre à jour au préalable sans y prêter trop de confiance. Le tout est de penser à consulter cette liste très régulièrement au cours de la journée, jusqu’à ce que ces 6 tâches soient finalisées. Vous pouvez évidemment adapter le nombre de tâches au gré de vos besoins concrets.

En parallèle, vous pouvez exploiter la quatrième zone de la matrice d’Eisenhower pour faire le point des tâches les moins utiles ou productives qui sont les plus chronophages.

Néanmoins, vous risquez de devoir ne pas passer outre même à ce qui est caractérisé de non-prioritaire. C’est alors que la liste de vos tâches moins prioritaires peut être un bon complément.

La prise de conscience régulière de ces listes peut vous permettre de distinguer l’utile de l’inutile, ce qui ne peut que vous permettre de toujours mieux pouvoir situer chaque tâche à accomplir à l’avenir.

Comme il en va de même pour vos listes que vous devez faire vivre sans états d’âme, il faut bien comprendre que vos tâches ne doivent pas rester accrochées à un statut :

  • au fur et à mesure que vos tâches sont effectuées, vous ne devez pas oublier de les archiver,
  • surtout, leur statut n’est pas figé concernant leur urgence : ce qui ne l’était pas une semaine plus tôt peut le devenir une semaine plus tard.

Il est donc conseillé de suivre chaque jour l’évolution de ces outils pour ne pas vous perdre au sein de la gestion de vos priorités d’hier, d’aujourd’hui et de demain.